Biała lista podatników VAT - czym jest i jak ją sprawdzić?

Jednym z często pojawiających się w przestrzeni publicznej pojęć jest tzw. biała lista podatników VAT, dzięki której można między innymi sprawdzić wiarygodność kontrahenta. Pojawia się jednak pytanie, kto dokładnie musi znaleźć się w tym zestawieniu, czym ono właściwie jest i jaka jest jego główna funkcja? Na te i wiele innych istotnych pytań związanych z tym zagadnieniem odpowiadamy w poniższym tekście.

Każdego dnia dokonujemy różnego rodzaju transakcji, zawieramy umowy, porozumiewamy się z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą. Aby zabezpieczyć interesy jak najszerszego grona klientów oraz kontrahentów państwo musiało wprowadzić wiele szczególnych rozwiązań, w tym właśnie stworzyć białą listę VAT.

Biała lista podatników VAT – co to jest?

Biała księga podatników zaczęła działać 1 września 2019 roku. Jej podstawowym celem jest wsparcie firm w zakresie szybkiej i skutecznej weryfikacji kontrahentów, z którymi mają zamiar współpracować, zawrzeć umowę lub sfinalizować daną transakcję.Do tej pory, w miejscu białej listy, funkcjonowało kilka odrębnych wykazów, w których znaleźć można było informacje o zarejestrowanych, niezarejestrowanych, wykreślonych, a także przywróconych do rejestru podatników VAT. A po co jest biała lista? Dzięki niej wszystkie niezbędne dane są umieszczone w jednym miejscu i przedsiębiorcy nie muszą już kontrolować każdego z wykazów osobno, co bardzo często prowadziło do sporej liczby błędów czy wręcz utraty cennego czasu, a nawet środków finansowych.

Jakie dane zawiera biała lista podatników VAT?

Biała lista podatników VAT zawiera wiele potrzebnych danych, które mogą rozwiać wątpliwości dotyczące konkretnego podmiotu gospodarczego.Biała lista VAT umożliwia bowiem między innymi sprawdzenie, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT.W wykazie znajdziemy informację o jego historii, w tym o tym, czy odmówiono mu rejestracji, wykreślono z rejestru lub przywrócono na listę. Przy każdej tego typu decyzji znajduje się również podstawa prawna jej wydania, dlatego podmiot korzystający z listy może być pewny pełnej transparentności.Jedną z najważniejszych i bardzo wygodnych funkcji jest również możliwość sprawdzenia lub potwierdzenia numeru rachunku bankowego należącego do kontrahenta, dlatego ten zakres wykazu określany jest często jako biała lista rachunków bankowych.

Rodzaje rachunków bankowych a biała lista podatników VAT

Numery kont bankowych kontrahentów to jedna z kluczowych informacji, jakie zawiera biała księga VAT.Mowa tutaj oczywiście o rachunkach rozliczeniowych, a więc takich, na które przedsiębiorca może wpłacić należność z tytułu dokonanej transakcji. Warto jednak zaznaczyć, że w rejestrze znajdziemy wyłącznie numery rachunków czynnych i zarejestrowanych podatników VAT. Niestety, biała lista nie obejmuje numerów kont podmiotów, które nie są tzw. vatowcami oraz firm, którym odmówiono rejestracji lub zostały wykreślone. Wszelkie dane dotyczące rachunków bankowych pobierane są automatycznie ze zbiorów Krajowej Administracji Skarbowej.

Gdzie znaleźć białą listę podatników VAT?

Biała lista podatników ( a dokładniej wyszukiwarka białej listy) zarządzana jest właśnie przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej i to ta instytucja sprawuje opiekę nad kwestiami technicznymi, logistycznymi, ale w dużym stopniu także merytorycznymi całego rejestru białej listy podatników.Dane dotyczące przedsiębiorców pobierane są zawsze automatycznie, dlatego na podmiotach gospodarczych nie ciąży obowiązek ich dostarczania. Konieczne jest natomiast aktualizowanie informacji w rejestrach publicznych po to, aby były one w jak największym stopniu zgodne z obecnym stanem rzeczywistym. W przypadku pobrania przez KAS błędnych danych przedsiębiorca może złożyć wniosek o ich sprostowanie.Wyszukiwarka białej listy podatników VAT znajduje się na stronie Ministerstwa Finansów, można ją znaleźć również na platformie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Jak sprawdzić, czy kontrahent jest na białej liście?

Kontrolowanie danego podmiotu przy użyciu rejestru jest bardzo proste i sprowadza się do konieczności wykonania zaledwie kilku niezbędnych kroków. Cały system działa dynamicznie i w polu wyszukiwania wystarczy podać zaledwie podstawowe dane dotyczące kontrahenta, takie jak:

• NIP,
• REGON,
• nazwę czy numer rachunku bankowego.

Wyszukiwarka białej listy podatników powinna pokazać wszystkie podmioty gospodarcze, które najbardziej pasują do szukanego hasła. W wykazie można znaleźć przede wszystkim:

• nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy,
• NIP,
• status podmiotu w świetle przepisów o VAT,
• REGON,
• numer KRS,
• adres siedziby, imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu reprezentującego firmę (na przykład przy spółkach prawa handlowego),
• imiona i nazwiska wspólników.

Wśród danych dostępna jest też data rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia jako podatnik VAT i wspomniana już podstawa prawna takiej decyzji.Oczywiście nie sposób pominąć informacji o rachunku rozliczeniowym w banku lub imiennym rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której dany podmiot jest członkiem.

Jak zaktualizować rachunek, który zawiera biała lista podatników VAT?

Bardzo często zdarza się, że mimo posiadania przez przedsiębiorcę firmowego rachunku bankowego, informacja o nim nie pojawia się na białej liście podatników VAT. W takiej sytuacji należy jak najszybciej zbadać całą sprawę.W pierwszej kolejności warto sprawdzić, czy zgłaszając konto w urzędzie skarbowym nie popełniło się jakiegoś błędu. Jeśli wszystko przebiegło w odpowiedni sposób, pozostaje kontakt z instytucją bankową.Istnieje szansa, że z jakiegoś powodu to właśnie bank nie przekazał numeru do rejestru.

Biała lista podatników VAT – udostępnianie, usuwanie i sprostowanie danych

Informacje gromadzone w ramach białej listy mogą zawierać błędy lub być nieaktualne. Pamiętajmy, że cały proces ich wprowadzania do rejestru odbywa się automatycznie, a więc mogą wystąpić jakieś kłopoty, które sprawią, że nie wszystkie dane znajdą się w wykazie.W przypadku błędów w wykazie białej listy podatników każdy przedsiębiorca, którego one dotyczą, ma prawo złożyć wniosek o ich usunięcie lub sprostowanie. Stosowny dokument w tej sprawie należy dostarczyć do Krajowej Administracji Skarbowej, która podejmie decyzję o dalszym biegu sprawy.Co do zasady, błędy są niezwłocznie poprawiane i rzadko dochodzi do sytuacji, w której KAS odmawia takiej czynności. W interesie nas wszystkich jest to, aby informacje zawarte na białej liście podatników VAT były jak najbardziej aktualne i zgodne z prawdą.