Koszty uzyskania przychodu - czym są i jak je liczyć?

Każdy wydatek w firmie może zmniejszyć podstawę opodatkowania, dzięki czemu przedsiębiorca może zaoszczędzić. Dlatego sprawdź, czym dokładnie są koszty uzyskania przychodu oraz w jaki sposób należy obliczać je zgodnie z prawem podatkowym.

W bilansie finansowym każdej firmy znajdziemy tabelę z przychodami oraz poniesionymi w ramach działalności kosztami, dzięki którym przedsiębiorca jest w stanie odnosić korzyść z prowadzonego przez siebie biznesu. Kluczowym aspektem pozostaje jednak kwestia prawidłowego rozliczenia wydatków, dzięki czemu można zachować w portfelu dodatkowe fundusze. O czym dokładnie mowa? Zapraszamy do lektury naszego poradnika.

Przychody oraz wydatki przedsiębiorstwa

Zakładając własny biznes ostatnią rzeczą, o jakiej myślimy jest to, jak wiele będzie nas kosztować. Mowa nie tylko o dużej liczbie wyrzeczeń, energii czy stresu, ale przede wszystkim o kwestiach finansowych. Dla wielu osób rozpoczęcie pracy na własny rachunek jest spełnieniem marzeń oraz szansą na realizację zawodowych planów, ale w rzeczywistości oprócz niewątpliwych zalet prowadzenia firmy, należy liczyć się z tym, że nie jest to droga usłana różami. Przedsiębiorcy muszą nie tylko dbać o interesy, ale także zarządzać finansami i w odpowiedni sposób ewidencjonować swoje wpływy oraz wspomniane już koszty uzyskania przychodu działalność gospodarcza.

Koszty uzyskania przychodu – definicja

W pierwszej kolejności należy określić, co to są koszty uzyskania przychodu i jak pojęcie to rozumie polski ustawodawca. Najprościej tłumacząc, koszty uzyskania przychodu to – zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych – wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W praktyce więc koszt uzyskania przychodu mogą stanowić wszelkie wydane w ramach prowadzonej firmy środki finansowe, dzięki którym możliwe było pomnożenie zarobków przedsiębiorstwa. Prawodawca nie określa dokładnie, jakie wydatki mogą zostać zakwalifikowane na poczet kosztów uzyskania przychodu, a więc do każdej sytuacji należy podchodzić indywidualnie. W razie wątpliwości można złożyć we właściwym urzędzie skarbowym wniosek o indywidualną interpretację podatkową, która jest wiążąca. Analogicznie koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów to przede wszystkim wydatki, które w żaden sposób nie przyczyniły się do tego, że przedsiębiorca mógł uzyskać przychód.

Co nie jest kosztem uzyskania przychodu?

W artykule 23 ustawy o PIT znajdziemy szczegółowe uregulowania dotyczące tego, jakich wydatków nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.Katalog ten zawiera kilkadziesiąt bardzo konkretnych przypadków, w których dany wydatek nie będzie mógł zmniejszyć podstawy opodatkowania. Są to między innymi:

• różnego typu darowizny,
• odsetki,
• ulepszenia środków trwałych,
• wydatki na spłatę pożyczki czy kredytu.

Co ważne, jeśli uwzględnimy je jako koszt uzyskania przychodu, w przypadku kontroli organów skarbowych należy liczyć się z tym, że zostanie to podważone.Wówczas przedsiębiorca będzie zobligowany do zapłacenia zaległego podatku wraz z odsetkami naliczonymi od dnia zaewidencjonowania tego kosztu, a w szczególnych sytuacjach grożą mu nawet konsekwencje karno-skarbowe lub nawet karne. Warto dodać, że tona podatniku spoczywa obowiązek udowodnienia związku pomiędzy poniesionymi kosztami a uzyskanym przychodem.

Jak obliczyć koszty uzyskania przychodu?

Istnieje szereg wydatków, które można zaliczyć do kosztów w niemal wszystkich branżach. Z całą pewnością wydatkiem takim będzie:

• część składek odprowadzanych do ZUS,
• obsługa rachunkowa firmy,
• wydatki na paliwo
• leasing samochodu,
• koszty reklamy,
• czynsz za wynajęte biuro oraz media, jego wyposażenie oraz zakup niezbędnego sprzętu.

Odpowiednie obliczenie kosztów pozwala na ustalenie dochodu, od którego następnie naliczany jest podatek. Jak obliczyć koszty uzyskania przychodu?Koszty uzyskania przychodu oblicza się sumując wartości z wszystkich, które dotyczą – w zależności od okresu opodatkowania – danego miesiąca, kwartału, półrocza lub całego roku podatkowego.

Koszty uzyskania przychodu – jak odliczyć?

W celu odliczenia kosztów należy posiadać stosowne faktury, które potwierdzają poniesione przez przedsiębiorcę wydatki za dany zakup.Jak odliczyć koszty uzyskania przychodu?Najważniejsze jest to, aby były one wydane zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi i stanowiły koszt mogący pomniejszyć podatek. Następnie zestawia się ze sobą tabelę przychodów oraz rozchodów, uwzględnia kwotę wolną od podatku oraz wszelkie zobowiązania uiszczane do ZUS i w ten sposób oblicza dochód, który należy opodatkować. Wiele zależy tutaj od tego czy podatnik wybrał opodatkowanie na zasadach ogólnych (17%) czy podatek liniowy (19%).

Przekazana zaliczka a koszty uzyskania przychodu

Wielu przedsiębiorców ma wątpliwości, czy kwotę wpłaconą tytułem zaliczki można zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodu? Jak się okazuje, jest to jak najbardziej możliwe,ale dopiero po spełnieniu należnego świadczenia, ponieważ w przeciwnym razie stanowi ona zaledwie część całej należności. Dopiero po opłaceniu całości wydatek taki może zostać zaksięgowany, jako koszt zmniejszający podstawę opodatkowania.

Jak dokumentować koszty uzyskania przychodów?

Szczegóły w tym zakresie określono w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.Zgodnie z tymi przepisami,koszty firmowe mogą być potwierdzone za pomocą faktury, faktury VAT RR, rachunku lub dokumentu celnego.Ponadto możliwe jest uwzględnienie innych dowodów, dzięki którym można stwierdzić fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. W ewidencji mogą znaleźć się także wszelkie dokumenty związane z tzw. korektą kosztów.

Koszty uzyskania przychodów – własnoręczne dokumentowanie

Aby dokumenty mogły stanowić podstawę zapisu w KPiR, muszą być oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.W niektórych przypadkach, określonych w ustawie, przedsiębiorca może samodzielnie stworzyć dokument potwierdzający dany koszt.W takich okolicznościach konieczne jest jednak użycie dowodów wewnętrznych, które posiadają datę i podpis osób, które dokonały wydatku, określają liczbę, cenę oraz wartość towaru lub wskazują na przedmiot operacji gospodarczej.