Przedsiębiorcy są zobligowani do odpowiedniego księgowania uzyskiwanych przychodów, w tym do wystawiania faktur. Co powinna zawierać faktura, aby była zgodna z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego?
Zakładając firmę należy liczyć się nie tylko z biznesowymi możliwościami, ale także wieloma formalnościami, jakie należy spełnić. Najważniejszą kwestią pozostają niezmiennie finanse przedsiębiorstwa, a konkretnie ich odpowiednie zaksięgowanie. To od tego zależy bowiem między innymi wysokość zobowiązań podatkowych, a także różnego typu ulg czy zwolnień przysługujących podmiotowi gospodarczemu.
Faktura jest szczególnym rodzajem rachunku wystawianym przez podatnika podatku VAT, który musi być wystawiony zgodnie z obowiązującym prawem. Każdy taki dokument należy odpowiednio oznaczyć, aby nie było wątpliwości, że mamy do czynienia z fakturą, choć obecnie nie trzeba już wpisywać adnotacji „faktura VAT”, lecz wystarczy słowo „faktura” lub skrót „FV”. Faktura musi być wystawiona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Co ważne, oba traktowane są jak oryginały i mają takie samo znaczenie prawne.Szczegółowe normy (wymogi) dotyczące faktur określono między innymi w ustawie o podatku od towarów i usług oraz ordynacji podatkowej.Warto stosować się do reguł prawnych, ponieważ za pominięcie któregoś z wymogów na podatnika może zostać nałożona sankcja karna lub karno-skarbowa.
Jakie dane powinna zawierać faktura? Które elementy są obowiązkowe? Zgodnie z przepisami faktura VAT musi zawierać:
Faktura musi ponadto posiadać informacje szczegółowe związane ze sprzedanym towarem lub świadczoną usługą, w tym:
Prawodawca nie wskazuje wprost, jaki dokładnie adres należy wskazać na fakturze VAT. Przyjmuje się jednak, co znajduje odzwierciedlenie w interpretacji organów podatkowych, że jeśli podatnik wykonuje działalność w miejscu zamieszkania, to właśnie te dane powinien wpisać na fakturze.Bardzo często jednak przedsiębiorca posiada inną siedzibę prowadzenia firmy i w takim przypadku to właśnie ona powinna znaleźć się na dokumencie, aby faktura była poprawnie wystawiona.Zazwyczaj więc na fakturze wpisuje ten sam adres, który podaliśmy w formularzu CEiDG-1 lub VAT-R.
Jednym z istotniejszych elementów w przypadku faktur jest wystawienie ich w odpowiednim terminie. W przeciwnym razie przedsiębiorca musi liczyć się z konsekwencjami prawnymi, ponieważ tym samym uniemożliwia drugiej ze stron prawidłowe rozliczenie transakcji.Jakie są wymogi faktury VAT? Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Istnieją oczywiście wyjątki od tej zasady, ale występują one sporadycznie i dotyczą tylko niektórych branż, jak na przykład dostawy energii elektrycznej czy stałej obsługi prawnej lub biurowej.
Każdy dokument może posiadać pewne dodatkowe elementy faktury VAT, które zostały dokładnie określone w ustawie o VAT.W tym kontekście mówimy o oznaczeniu między innymi „metody kasowej”, „samofakturowania”, a także „odwrotnego obciążenia”.W sytuacji, gdy przedsiębiorca jest zwolniony od podatku, musi wskazać podstawę prawną takiego zwolnienia. Jeśli fakturę w imieniu i na rzecz podatnika wystawia przedstawiciel podatkowy, wtedy musi wskazać swój adres oraz numer, za pomocą którego się identyfikuje.
Wiemy już, co zawiera faktura VAT, warto jednak przyjrzeć się innym jej odmianom.Jedną z nich jest tzw. faktura uproszczona, którą można wystawić w sytuacji, gdy kwota nie przekracza równowartości 100 euro.Możliwość wystawienia faktury uproszczonej mają zarówno czynni podatnicy VAT, jak i przedsiębiorcy zwolnieni z konieczności opłacania tego podatku. Dokument taki nie zawiera danych nabywcy oraz jego adresu, ilości dostarczonego towaru lub wykonanej usług, ceny jednostkowej netto, a także kwoty należności netto.Faktury uproszczonej nie można wydać osobie fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej.
W niektórych okolicznościach przedsiębiorca musi wystawić tzw. fakturę korygującą. Dochodzi do tego wówczas, gdy między innymi dokonał błędnych obliczeń podatkowych lub popełnił na pierwotnym dokumencie inną istotną pomyłkę.Faktura korygująca powinna zawierać:
W przypadku, gdy faktura korygująca pomniejsza podstawę opodatkowania, wówczas przedsiębiorca jest zobowiązany do uzyskania potwierdzenia odbioru dokumentu przez drugą ze stron, między innymi w postaci podpisu na papierowym egzemplarzu lub przesłania potwierdzenia drogą elektroniczną.
Nasi doradcy czekają na Twoje pytania od poniedziałku do piątku między 8:30 a 16:30 pod numerem telefonu 32 357 47 25 i adresem e-mail finansowaniefaktur@ingcomfin.pl
Zespół finansowaniefaktur.pl
Przetestuj nasz system. Sfinansuj pierwszą fakturę - bez kosztów i bez zobowiązań.