Co powinna zawierać faktura? Jakie dane są niezbędne do faktury?

15-03-2022 | 4 minut

Przedsiębiorcy są zobligowani do odpowiedniego księgowania uzyskiwanych przychodów, w tym do wystawiania faktur. Co powinna zawierać faktura, aby była zgodna z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego?

Zakładając firmę należy liczyć się nie tylko z biznesowymi możliwościami, ale także wieloma formalnościami, jakie należy spełnić. Najważniejszą kwestią pozostają niezmiennie finanse przedsiębiorstwa, a konkretnie ich odpowiednie zaksięgowanie. To od tego zależy bowiem między innymi wysokość zobowiązań podatkowych, a także różnego typu ulg czy zwolnień przysługujących podmiotowi gospodarczemu.

Faktura VAT – wymogi

Faktura jest szczególnym rodzajem rachunku wystawianym przez podatnika podatku VAT, który musi być wystawiony zgodnie z obowiązującym prawem. Każdy taki dokument należy odpowiednio oznaczyć, aby nie było wątpliwości, że mamy do czynienia z fakturą, choć obecnie nie trzeba już wpisywać adnotacji „faktura VAT”, lecz wystarczy słowo „faktura” lub skrót „FV”. Faktura musi być wystawiona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Co ważne, oba traktowane są jak oryginały i mają takie samo znaczenie prawne.Szczegółowe normy (wymogi) dotyczące faktur określono między innymi w ustawie o podatku od towarów i usług oraz ordynacji podatkowej.Warto stosować się do reguł prawnych, ponieważ za pominięcie któregoś z wymogów na podatnika może zostać nałożona sankcja karna lub karno-skarbowa.

Zdjęcie pokazujące, co musi znaleźć się na fakturze VAT

Co powinna zawierać faktura?

Jakie dane powinna zawierać faktura? Które elementy są obowiązkowe? Zgodnie z przepisami faktura VAT musi zawierać:

  • datę wystawienia,
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej,
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawionej faktury.

Faktura musi ponadto posiadać informacje szczegółowe związane ze sprzedanym towarem lub świadczoną usługą, w tym:

  • nazwę,
  • miarę oraz ilość,
  • cenę jednostkową,
  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym także w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty,
  • wartość dostarczonych towarów lub świadczonych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (tzw. wartość sprzedaży netto),
  • stawkę podatku,
  • sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż z niego zwolnioną,
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kw

Dane wymagane na fakturze - adres

Prawodawca nie wskazuje wprost, jaki dokładnie adres należy wskazać na fakturze VAT. Przyjmuje się jednak, co znajduje odzwierciedlenie w interpretacji organów podatkowych, że jeśli podatnik wykonuje działalność w miejscu zamieszkania, to właśnie te dane powinien wpisać na fakturze.Bardzo często jednak przedsiębiorca posiada inną siedzibę prowadzenia firmy i w takim przypadku to właśnie ona powinna znaleźć się na dokumencie, aby faktura była poprawnie wystawiona.Zazwyczaj więc na fakturze wpisuje ten sam adres, który podaliśmy w formularzu CEiDG-1 lub VAT-R.

Klepsydra odmierza czas wystawienia faktur

W jakim okresie należy wystawić fakturę VAT?

Jednym z istotniejszych elementów w przypadku faktur jest wystawienie ich w odpowiednim terminie. W przeciwnym razie przedsiębiorca musi liczyć się z konsekwencjami prawnymi, ponieważ tym samym uniemożliwia drugiej ze stron prawidłowe rozliczenie transakcji.Jakie są wymogi faktury VAT? Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Istnieją oczywiście wyjątki od tej zasady, ale występują one sporadycznie i dotyczą tylko niektórych branż, jak na przykład dostawy energii elektrycznej czy stałej obsługi prawnej lub biurowej.

Jakie dane może posiadać jeszcze faktura?

Każdy dokument może posiadać pewne dodatkowe elementy faktury VAT, które zostały dokładnie określone w ustawie o VAT.W tym kontekście mówimy o oznaczeniu między innymi „metody kasowej”, „samofakturowania”, a także „odwrotnego obciążenia”.W sytuacji, gdy przedsiębiorca jest zwolniony od podatku, musi wskazać podstawę prawną takiego zwolnienia. Jeśli fakturę w imieniu i na rzecz podatnika wystawia przedstawiciel podatkowy, wtedy musi wskazać swój adres oraz numer, za pomocą którego się identyfikuje.

Faktura uproszczona – kiedy można ją wystawić?

Wiemy już, co zawiera faktura VAT, warto jednak przyjrzeć się innym jej odmianom.Jedną z nich jest tzw. faktura uproszczona, którą można wystawić w sytuacji, gdy kwota nie przekracza równowartości 100 euro.Możliwość wystawienia faktury uproszczonej mają zarówno czynni podatnicy VAT, jak i przedsiębiorcy zwolnieni z konieczności opłacania tego podatku. Dokument taki nie zawiera danych nabywcy oraz jego adresu, ilości dostarczonego towaru lub wykonanej usług, ceny jednostkowej netto, a także kwoty należności netto.Faktury uproszczonej nie można wydać osobie fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej.

Faktura korygująca – co powinna zawierać?

W niektórych okolicznościach przedsiębiorca musi wystawić tzw. fakturę korygującą. Dochodzi do tego wówczas, gdy między innymi dokonał błędnych obliczeń podatkowych lub popełnił na pierwotnym dokumencie inną istotną pomyłkę.Faktura korygująca powinna zawierać:

  • oznaczenie „faktura korygująca” lub „korekta”,
  • numer oraz datę wystawienia,
  • dane zawarte na fakturze, której dotyczy,
  • przyczynę korekty,
  • prawidłowo obliczoną kwotę podatku.

W przypadku, gdy faktura korygująca pomniejsza podstawę opodatkowania, wówczas przedsiębiorca jest zobowiązany do uzyskania potwierdzenia odbioru dokumentu przez drugą ze stron, między innymi w postaci podpisu na papierowym egzemplarzu lub przesłania potwierdzenia drogą elektroniczną.

Chcesz dowiedzieć się więcej? – Skontaktuj się z nami!

Nasi doradcy czekają na Twoje pytania od poniedziałku do piątku między 8:30 a 16:30 pod numerem telefonu 32 357 47 25 i adresem e-mail finansowaniefaktur@ingcomfin.pl

Zespół finansowaniefaktur.pl

Zamień szybko fakturę na pieniądze

Przetestuj nasz system. Sfinansuj pierwszą fakturę - bez kosztów i bez zobowiązań.

Wypróbuj za darmo