Weryfikacja kontrahentów — jak sprawdzić i dlaczego warto?

Współpraca pomiędzy firmami wymaga wzajemnego zaufania. Nawiązując nową relację biznesową podejmujemy więc spore ryzyko, które może skutkować utratą pieniędzy czy towaru. Sposobem na zminimalizowanie zagrożenia, może okazać się dokładne sprawdzenie kontrahenta. Sprawdźmy, jak to zrobić.

Etyka w biznesie to doskonały sposób nie tylko na udane relacje firmy z klientami, ale również innymi podmiotami. Każdy, kto kieruje się tymi podstawowymi wartościami, z pewnością uczciwie wykona swoje obowiązki wynikające np. z podpisanej umowy. Niestety nie jest to oczywiste dla wszystkich przedsiębiorców. Właśnie dlatego, warto przeprowadzić weryfikację nowych kontrahentów, aby uniknąć rozczarowania. Jak to zrobić? Oto kilka sprawdzonych rozwiązań.

Weryfikacja kontrahenta w CEIDG

Centralna Ewidencja Informacji o Działalności Gospodarczej to wbrew pozorom dobre źródło wiedzy o jednoosobowych działalnościach czy wspólnikach spółek cywilnych. Wystarczy podać numer identyfikacji podatkowej (NIP), REGON lub nazwę firmy, aby sprawdzić historię konkretnej firmy.

W CEIDG można znaleźć też informacje dotyczące okresu, kiedy przedsiębiorstwo działa na rynku oraz, co najważniejsze, czy znajduje się w upadłości lub też, czy jest prowadzone wobec niego postępowanie naprawcze.

Dane zawarte w ewidencji mogą okazać się przydatne w sytuacji, gdy chcemy zweryfikować stabilność przedsiębiorstwa, z którym wejdziemy w relację. Sezonowe działanie firmy może okazać się znakiem ostrzegawczym, który skłoni nas do dokładniejszej weryfikacji przyszłego partnera biznesowego.

Kontrola firmy będącej podatnikiem VAT na Białej liście

Biała lista funkcjonuje w naszym kraju od 1 września 2019 roku i jest to nic innego jak wykaz podatników VAT zarejestrowanych w urzędzie skarbowym. Dostęp do bazy jest bezpłatny, a o poprawność danych dba Szef Krajowej Administracji Skarbowej.

W tym miejscu znajdują się podstawowe dane o kontrahencie takie jak: nazwa, adres prowadzonej działalności, imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz, co najważniejsze, numer rachunku. Przed wykonaniem przelewu bankowego, warto zweryfikować numer zapisany na fakturze z tym, który widnieje w wykazie. Dzięki temu zminimalizujesz ryzyko oszustwa.

Współpraca z firmą windykacyjną

Podpisanie umowy z firmą windykacyjną, która ma dostęp do światowej sieci informacji gospodarczej, pozwoli na bieżąco kontrolować nowych kontrahentów. Takie przedsiębiorstwa nierzadko zajmują się również ubezpieczaniem należności, dzięki czemu firma, nawet w razie braku terminowych wpłat, jest w stanie utrzymać płynność finansową.

Zgromadzone dane w wykazie dłużników weryfikowane są za pomocą m.in. Krajowego Rejestru Sądowego. Warto też samemu przejrzeć Rejestr Dłużników Niewypłacalnych. Niestety, aby sprawdzić, czy dany podmiot został wpisany do rejestru należy uiścić odpowiednią opłatę.

Pamiętajmy o tym, że istnieją również prywatne bazy dłużników, które na zamówienie weryfikują wiarygodność danej firmy. Wśród takich podmiotów możemy wyróżnić:

• BIG, czyli Biuro Informacji Gospodarczej,
• KRD, czyli Krajowy Rejestr Długów
• Rejestr Dłużników ERIF,
• KBIG, czyli Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej,
• Krajowa Informacja Długów Telekomunikacyjnych.

Ocena własna jako sposób na weryfikację kontrahenta

Samodzielnie przeprowadzony wywiad, również może przynieść wiele ciekawych informacji. Zanim skorzystamy z innych narzędzi, warto sprawdzić, chociażby stronę internetową potencjalnego kontrahenta. Zwróćmy uwagę czy witryna została zarejestrowana w naszym kraju (lub w przypadku firmy zagranicznej w państwie, w którym funkcjonuje) oraz czy numer REGON, oraz NIP zgadzają się z tymi, podanymi, chociażby w CEIDG.

Warto porozmawiać również z innymi firmami, które współpracują z podmiotem, z którym chcemy podjąć współpracę. Czasami taka rozmowa, pomaga ustalić, czy kontrahent opłaca faktury w terminie oraz, czy wywiązuje się z umów. Ciekawym sposobem na ustalenie sposobu zachowywania się w biznesie, będą również opinie klientów zgromadzonych na internetowej wizytówce firmy, w mediach społecznościowych czy na forach internetowych.

Wskaźnik Moralności Płatniczej zagranicznego kontrahenta

Wskaźnik Moralności Płatniczej (ang. Payment Morality Index) w skrócie PMI, określa stosunek zadłużenia do liczby dni opóźnienia w spłacie należności.Firmy, które funkcjonują na rynku zagranicznym, otrzymują ocenę, której wysokość informuje potencjalnych kontrahentów o ewentualnym ryzyku finansowym. Jeśli wskaźnik mieści się w przedziale od 0 do 40, to oznacza, że firma może mieć duże problemy z terminową zapłatą i grozi jej nawet całkowita utrata płynności.

Informacje o potencjalnym kontrahencie w systemie VIES

W przypadku prowadzenia współpracy z zagranicznymi kontrahentami warto korzystać również z systemu VIES. Wyszukiwarka prowadzona jest przez Komisję Europejską i umożliwia weryfikację numerów identyfikacyjnych VAT. Taka informacja będzie szczególnie przydatna w przypadku gdy chcemy stosować stawkę 0% VAT.

Współpraca z zagranicznym partnerem — na co zwrócić uwagę?

Podobnie jak w przypadku nawiązywania relacji z polskimi kontrahentami, w tym wypadku również warto przeprowadzić samodzielny rekonesans. Naszą uwagę powinny zwrócić zauważalnie niskie ceny produktów, w stosunku do cen rynkowych, brak opinii w social mediach czy na forach internetowych oraz przekładanie w czasie podpisania umowy.

Wszystkie te przypadki mogą świadczyć o nieuczciwych zamiarach naszego partnera. Oczywiście nie zawsze musi tak być dlatego warto przeprowadzić weryfikację z kilku źródeł.