Faktura to istotny dokument, który potwierdza dokonanie transakcji handlowej i otwiera tzw. okres podatkowy. W niektórych przypadkach może jednak ulec zawieruszeniu lub zniszczeniu i wtedy należy wystawić jej duplikat. Sprawdź, czym jest duplikat faktury, jak go stworzyć i dlaczego jest taki ważny.
Porządek w dokumentach nierzadko pomaga nam w uniknięciu poważnych konsekwencji podatkowych oraz skarbowych. Pośpiech, zaginiona poczta i roztargnienie to niestety najczęstsze wymieniane powody zaginięcia faktur w wielu firmach. Na szczęście, prawidłowo wystawiony duplikat ma taką samą moc, jak jej pierwotna wersja. Podpowiadamy, jak wystawić duplikat faktury i kiedy można to zrobić.
Niektórzy błędnie uważają duplikat faktury za jej kopię. Po części jest to prawda, ponieważ odtwarza ona informacje zawarte na oryginalnym dokumencie księgowym, jednak nie do końca powinien być nazywany kopią. Dlaczego?
Co to jest duplikat faktury?Duplikat faktury do dokument księgowy, który wystawiony jest na podstawie wcześniej stworzonego dokumentu. Musi on zawierać takie same dane i informacje jak te, które zostały umieszczone na oryginalnej fakturze. Właśnie dlatego często nazywany jest jego kopią, jednak w odróżnieniu od kserokopii, ten musi zawierać hasło „duplikat” w wyraźnym miejscu (najczęściej umieszczony tuż obok numeru faktury).Prawidłowo wystawiony dokument posiada taką samą wartość skarbową, a to oznacza, że np. może stanowić podstawę do odliczania podatków.
Pamiętaj o tym, że ciąży na Tobie jako usługodawcy czy sprzedawcy obowiązek wystawienia duplikatu faktury na prośbę nabywcy. Jeśli go nie spełnisz, popełniasz przestępstwo skarbowe.
Wystawienie duplikatu faktury odbywa się w tym samym programie księgowym, w którym powstaje oryginalny dokument. Oprogramowania, które dostępne są na rynku (niezależnie od tego, czy obsługuje je profesjonalne biuro rachunkowe, czy sam przedsiębiorca) najczęściej pozwalają wygenerować duplikat za pomocą jednego kliknięcia.
Jeśli wystawiasz faktury ręcznie, za pomocą np. arkuszy kalkulacyjnych, to w ten sam sposób możesz wystawić jej kopię. Wystarczy, że wprowadzisz jedną zmianę w szablonie, a mianowicie zmodyfikujesz datę i dopiszesz, że jest to duplikat.
Kopia oryginalnej faktury powinna zawierać poniższe informacje:
Wiesz już, kiedy wystawić duplikat faktury oraz jak to zrobić. Nieco trudniejszą kwestią może być jednak sposób samego księgowania.
Jeśli faktura w oryginalnej wersji zaginęła po stronie wystawcy (czyli Ty ją zgubiłeś), to nie masz obowiązku wystawiania duplikatu. W takiej sytuacji sposób księgowania pozostaje bez zmian. Jeśli jednak na prośbę nabywcy towaru lub usługi, zostaniesz zobligowany do wystawienia kopii dokumentu, wtedy to duplikat jest rozliczany w ten sam sposób co faktura pierwotna.
Co to oznacza? Przede wszystkim chodzi o to, że data powstania obowiązku podatkowego będzie taka sama jak data wystawiania duplikatu. To oznacza, że nastąpi przesunięcie daty odliczenia podatku.
Nasi doradcy czekają na Twoje pytania od poniedziałku do piątku między 8:30 a 16:30 pod numerem telefonu 32 357 47 25 i adresem e-mail finansowaniefaktur@ingcomfin.pl
Zespół finansowaniefaktur.pl
Przetestuj nasz system. Sfinansuj pierwszą fakturę - bez kosztów i bez zobowiązań.