Duplikat faktury — czym jest i jak wystawić duplikat faktury?

Faktura to istotny dokument, który potwierdza dokonanie transakcji handlowej i otwiera tzw. okres podatkowy. W niektórych przypadkach może jednak ulec zawieruszeniu lub zniszczeniu i wtedy należy wystawić jej duplikat. Sprawdź, czym jest duplikat faktury, jak go stworzyć i dlaczego jest taki ważny.

Porządek w dokumentach nierzadko pomaga nam w uniknięciu poważnych konsekwencji podatkowych oraz skarbowych. Pośpiech, zaginiona poczta i roztargnienie to niestety najczęstsze wymieniane powody zaginięcia faktur w wielu firmach. Na szczęście, prawidłowo wystawiony duplikat ma taką samą moc, jak jej pierwotna wersja. Podpowiadamy, jak wystawić duplikat faktury i kiedy można to zrobić.

Czym jest duplikat faktury?

Niektórzy błędnie uważają duplikat faktury za jej kopię. Po części jest to prawda, ponieważ odtwarza ona informacje zawarte na oryginalnym dokumencie księgowym, jednak nie do końca powinien być nazywany kopią. Dlaczego?

Co to jest duplikat faktury?Duplikat faktury do dokument księgowy, który wystawiony jest na podstawie wcześniej stworzonego dokumentu. Musi on zawierać takie same dane i informacje jak te, które zostały umieszczone na oryginalnej fakturze. Właśnie dlatego często nazywany jest jego kopią, jednak w odróżnieniu od kserokopii, ten musi zawierać hasło „duplikat” w wyraźnym miejscu (najczęściej umieszczony tuż obok numeru faktury).Prawidłowo wystawiony dokument posiada taką samą wartość skarbową, a to oznacza, że np. może stanowić podstawę do odliczania podatków. 

Duplikat faktury — kto może ją wystawić?

Pamiętaj o tym, że ciąży na Tobie jako usługodawcy czy sprzedawcy obowiązek wystawienia duplikatu faktury na prośbę nabywcy. Jeśli go nie spełnisz, popełniasz przestępstwo skarbowe.

Duplikat faktury wzór — jak wystawić duplikat faktury VAT?

Wystawienie duplikatu faktury odbywa się w tym samym programie księgowym, w którym powstaje oryginalny dokument. Oprogramowania, które dostępne są na rynku (niezależnie od tego, czy obsługuje je profesjonalne biuro rachunkowe, czy sam przedsiębiorca) najczęściej pozwalają wygenerować duplikat za pomocą jednego kliknięcia.

Jeśli wystawiasz faktury ręcznie, za pomocą np. arkuszy kalkulacyjnych, to w ten sam sposób możesz wystawić jej kopię. Wystarczy, że wprowadzisz jedną zmianę w szablonie, a mianowicie zmodyfikujesz datę i dopiszesz, że jest to duplikat.

Faktura duplikat — co musi zawierać?

Kopia oryginalnej faktury powinna zawierać poniższe informacje:

• data — jednak nie oryginalnego dokumentu, a jedynie jej ponownego wystawienia,
• numer oryginalnej faktury z dopiskiem, że jest to duplikat (np. FV 1/11/2021 - Duplikat),
• dane sprzedawcy oraz nabywcy,
• standardowe pozycje umieszczone na fakturze takie jak: nazwa towaru lub usługi, ilość, jednostka, cena jednostkowa netto, wartość netto, procentowa stawka VAT,
• podsumowanie całościowej kwoty brutto wraz ze słownym zapisem,
• sposób oraz termin zapłaty faktury,
• jeśli faktura VAT ma zostać wydrukowana, niezbędny będzie również podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu.

Duplikat faktury — jak zaksięgować dokument?

Wiesz już, kiedy wystawić duplikat faktury oraz jak to zrobić. Nieco trudniejszą kwestią może być jednak sposób samego księgowania.

Jeśli faktura w oryginalnej wersji zaginęła po stronie wystawcy (czyli Ty ją zgubiłeś), to nie masz obowiązku wystawiania duplikatu. W takiej sytuacji sposób księgowania pozostaje bez zmian. Jeśli jednak na prośbę nabywcy towaru lub usługi, zostaniesz zobligowany do wystawienia kopii dokumentu, wtedy to duplikat jest rozliczany w ten sam sposób co faktura pierwotna.

Co to oznacza? Przede wszystkim chodzi o to, że data powstania obowiązku podatkowego będzie taka sama jak data wystawiania duplikatu. To oznacza, że nastąpi przesunięcie daty odliczenia podatku.